การเตรียมตัวก่อนสั่งงานพิมพ์เป็นขั้นตอนที่สำคัญในงานพิมพ์มาก เพราะจะทำให้งานของท่านสวยงามตรงตามความต้องการที่สุด และได้งานรวดเร็วขึ้น หลักๆ แล้ว จะมีสองช่วงด้วยกันที่เป็นช่วงที่สำคัญมากมีผลต่องานโดยตรง นั้นคือ อย่างแรกการคุยรายละเอียดก่อนสั่งผลิตงาน เช่น การขอราคางาน รายละเอียดต้องชัดเจนกับงานที่ต้องการมากที่สุด และสองคือการเตรียมไฟล์งานเพื่อพิมพ์ ขั้นตอนช่วงที่สองนี้ถือว่าสำคัญมากๆ ในการจะทำให้ได้งานเร็วขึ้น นอกจากการออกแบบงานให้สวยงาม ตรงตามความต้องการแล้ว การเตรียมไฟล์งานที่ดีก่อนส่งโรงพิมพ์ จะทำให้การพิมพ์งานได้คุณภาพที่ดี สีสวยคมชัด ซึ่งความพร้อมของไฟล์งานที่ส่งให้โรงพิมพ์เป็นองค์ประกอบที่จะทำให้งานออกมาสวยสมบูรณ์แบบตามความต้องการ ดังนั้นการตรวจสอบไฟล์งานให้ละเอียด ครบถ้วน และการเตรียมไฟล์งานอย่างถูกต้อง จะสามารถช่วยลดขั้นตอนให้การทำงาน ช่วยให้งานเสร็จเร็วมากยิ่งขึ้น
แล้วการเตรียมงานอย่างไรก่อนสั่งงานพิมพ์ เพื่อให้ได้งานรวดเร็ว ต้องมีขั้นตอนอะไรบ้าง วันนี้เราจะพาไปดูขั้นตอนเหล่านี้ จะทำให้งานพิมพ์ของคุณออกมาดี และได้งานพิมพ์อย่างรวดเร็ว
1. สี
ในการสั่งงานพิมพ์โหมดของสีไฟล์งาน ก็ถือเป็นอีกสิ่งที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก ซึ่งไฟล์งานที่จะพิมพ์ในระบบควรใช้โหมดสี CMYK เพื่อให้เกิดสีที่ตรงกับงานที่ออกแบบมากที่สุด โดยระบบการพิมพ์จะแปลงไฟล์สีเข้าสู่มีเดียโดยอัตโนมัติ แต่ถ้าเราไม่ตั้งไฟล์งานให้อยู่ในหมวด CMYK ไว้ ก็จะทำให้สีของชิ้นงานมีความผิดเพี้ยนไปได้ ดังนั้นจึงควรตรวจสอบทุกครั้งก่อนส่งไฟล์งานและสั่งพิมพ์
2. ระยะกระดาษในไฟล์งาน
ระยะขอบกระดาษและระยะตัดตกเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้รูปภาพ และสิ่งพิมพ์สวยงามได้ขนาดตามที่ต้องการ และควรที่จะมีการวัดระยะขอบให้พอดีกับชิ้นงาน เพื่อที่ชิ้นงานที่ออกแบบมีความเรียบร้อย ซึ่งระยะขอบ คือ จะอยู่ด้านในขอบของชิ้นงานเข้ามา ส่วนนี้จะไม่ถูกตัดจากเครื่องตัดกระดาษ และระยะตัดตก คือ พื้นที่ที่อยู่นอกขอบงานออกไป และจะถูกตัดทิ้ง ดังนั้นการเตรียมไฟล์งานสำหรับส่งให้โรงพิมพ์ควรเผื่อระยะขอบทุกด้านอย่างน้อย 3 มม. และมีระยะตัดตกทุกด้านเผื่อไว้อีกด้านละ 3 มม เพื่อให้งานออกมาตรงกับความต้องการของเรา
3. ฟอนต์ของงาน
การที่เราจะส่งไฟล์งานให้กับทางโรงพิมพ์ เราก็ควรจะส่งฟอนต์ในการออกแบบแนบไปด้วย หรือควรทำการแปลงฟอนต์ ตัวอักษร หรือข้อความต่าง ๆ ในชิ้นงานให้อยู่ในรูปของกราฟิกก่อน เพราะถ้าหากไม่ทำเช่นนี้ อาจจะทำให้งานพิมพ์มีปัญหาเรื่องของรูปแบบฟอนต์ได้ เนื่องจากฟอนต์ที่ลูกค้าเลือกใช้ในงานออกแบบไม่ตรงกับฟอนต์ที่โรงพิมพ์มี ดังนั้นจึงควรแนบฟอนต์ หรือแปลงฟอนต์ให้อยู่ในรูปของกราฟิกทุกครั้ง เพื่อให้ตัวอักษรตรงตามแบบที่ออกแบบมาและตรงตามความต้องการของเรา
4. การบันทึกไฟล์งาน
เมื่อตรวจเช็คความเรียบร้อยทั้งหมดแล้ว ไม่ว่าจะเป็นไฟล์งาน สี ระยะขอบกระดาษ ระยะตัดตก และฟอนต์แล้ว ต่อมาคือการเซฟไฟล์งาน ควรส่งเป็นไฟล์ต้นฉบับ ซึ่งสามารถส่งได้ทั้ง PSD, AI, IDD และ PDF เพราะไฟล์เหล่านี้รองรับเวกเตอร์กราฟิก จะทำให้คุณได้งานพิมพ์ที่คมชัด สีถูกต้อง ชัดเจน หากจะส่งเป็นไฟล์ PEG, TIFF หรือ PNG ต้องส่งไฟล์ที่มีความละเอียดมากกว่า 300 dpi ขึ้นไป และสำหรับการเซฟไฟล์เป็น PDF ต้องตรวจสอบว่าข้อมูลในไฟล์ถูกต้องหมดแล้ว เนื่องจากเมื่อส่งไฟล์ให้กับโรงพิมพ์แล้ว โรงพิมพ์จะไม่สามารถแก้ไขงานให้ได้ ดังนั้นจะต้องตรวจสอบให้ละเอียดก่อนสั่งงานพิมพ์
ทั้งหมดนี้คือ 4 ขั้นตอน ก่อนสั่งงานพิมพ์ เพื่อให้ได้งานรวดเร็ว เพราะเมื่อเราเตรียมไฟล์งานได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมแล้ว ยังสามารถช่วยลดขั้นตอนในการเช็คไฟล์งานได้ ทำให้ทางโรงพิมพ์นั้นสามารถที่จะทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็วเป็นอย่างมาก และที่สำคัญงานของก็จะออกมาสวยงาม ตรงตามความต้องการอย่างแน่นอน